Gestion des contrats

Un contrat fournisseur se reconduit souvent tout seul, et la date qui compte n'est pas son échéance mais la fin du préavis. Le module suit chaque contrat jusqu'à cette date limite de décision et prévient les bonnes personnes à temps.

Ce qu'il fait

Vous enregistrez le contrat : fournisseur, type, dates, montant et périodicité, conditions, reconduction tacite et préavis. KeoluxOne calcule la date limite de décision (la fin moins le préavis si le contrat se reconduit seul, sinon la fin) et suit son cycle de vie : brouillon, en cours, à renouveler, résilié, expiré.

Une tâche quotidienne envoie les alertes aux paliers retenus (90, 60, 30, 15 et 7 jours par défaut, réglables contrat par contrat), reconduit les contrats tacites arrivés à terme et fait expirer les autres. Une alerte n'est jamais envoyée deux fois. Elle part vers le responsable, les personnes à prévenir, des adresses externes et tous les gestionnaires de contrats, par notification KeoluxOne et par email.

Ce que vous voyez

Une page dédiée en trois vues : à traiter, échéancier sur douze mois, et la liste de tous les contrats filtrée par statut, avec recherche. Le volet de détail montre la frise du cycle de vie, la date limite de résiliation en toutes lettres, les paliers, les actifs couverts, les documents joints et l'historique des renouvellements, modifications et résiliations. Renouveler, modifier ou résilier se fait depuis ce volet.

Ce qui est installé

La table alm_contract enrichie (responsable, personnes à prévenir, reconduction, préavis, paliers), la table d'historique alm_contract_event, le widget et sa page, l'entrée de menu, la tâche planifiée CONTRACT_lifecycle_watchdog, le rôle contract_manager et ses règles d'accès, les traductions française et anglaise.

Les paliers par défaut, l'adresse des liens d'email, la liste des gestionnaires et la planification de la tâche se règlent depuis le bouton Réglages, réservé aux administrateurs, sans passer par le Studio.